Sekumpulan arsip harus disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen dengan tujuan agar arsip dapat mudah ditemukan oleh karena itu, orang-orang wajib mengetahui jenis jenis tempat untuk menyimpan arsip tersebut.
Sebelum menyimpan arsip orang-orang harus dapat membedakan arsip wajib disimpan dan arsip tidak wajib disimpan, hal ini berguna agar tidak mudah menghabiskan tempat penyimpanan dokumen.
Dokumen yang wajib disimpan adalah kertas-kertas yang akan berlaku dan bisa digunakan untuk masa depan sedangkan arsip tidak wajib simpan merupakan kertas yang sudah tidak memiliki nilai untuk masa depan.
Adanya nilai ini, memberikan dampak bagi banyak orang untuk kedepannya sehingga dampak tersebut bisa bersifat positif maupun negatif. Melalui dampak ini kita bisa belajar agar kedepannya tidak mengulangi kesalahan yang sama dan menjadi lebih baik.
Kumpulan kertas penting harus selalu disimpan dan dipisah dengan kumpulan kertas lain supaya tidak tercampur menjadi satu, sehingga ketika kita menyimpan kertas-kertas tersebut kita harus teliti memisahkan setiap lembarnya.
Memisahkan setiap lembar tentu membutuhkan waktu yang cukup lama, oleh karena itu supaya menghemat waktu ketika lembar penting tersebut dicetak maka pencetak harus segera menggolongkan tipe kertasnya.
Menggolongkan tipe kertas dapat dilihat dari hasil cetakan lembar tersebut, jika lembar tersebut tergolong dalam tipe A maka pencetak harus menyimpannya dalam barang A juga.
Penggolongan ini berguna agar mempermudah kerja kita dalam mengatur waktu oleh sebab itu sangat penting bagi kita untuk bisa menyimpan data penting dalam bentuk tempat penyimpanan dokumen.
Perlu diketahui beberapa jenis mengenai penyimpanan dokumen ini agar berkas yang dicetak dapat tersusun dengan aman dan rapi. Berikut merupakan jenis-jenis tempat penyimpanan dokumen.
Jenis-Jenis Tempat Penyimpanan Dokumen
Ada beberapa jenis yang harus diketahui untuk menyimpan barang berharga kita supaya tidak mudah kehilangan barang berharga tersebut, oleh karena itu mari pelajari jenis jenis tempat penyimpanan dokumen ini:
- Filling Cabinet : alat yang berfungsi sebagai laci dalam menyimpan berkas. Alat ini bisa terbuat dari kayu, plastik atau logam. Filling Cabinet dibuat dengan bentuk slide agar memudahkan penggunanya untuk membuka alat ini.
Keamanan pada filling cabinet dikatakan cukup aman karena pada laci akan diberikan kunci sehingga kita tidak perlu khawatir akan kehilangan barang berharga, selain itu jika kunci hilang maka filling cabinet harus dibongkar.
Barang ini dapat didapatkan melalui pembelian secara online maupun dibuat langsung dengan menggunakan bahan yang tersedia. Bahan yang sering digunakan untuk membuat filling cabinet adalah kayu dan juga logam karena bahan tersebut sangat kuat.
- Rotary : tempat untuk meletakkan berkas dimana alat ini bisa digerakkan dengan cara diputar, hal ini sangat membantu kita ketika mencari dokumen yang banyak dan ingin meminimalkan peralatan kantor.
Rotary memang dirancang dengan gerakan agar dapat memuat banyak dokumen daripada lemari biasa seperti filling cabinet, selain itu rotary ini dapat meminimalkan penggunaan tempat pada kantor.
Penting bagi perusahaan untuk mempunyai rotary karena datanya yang begitu banyak dan penting sehingga harus disimpan agar tidak hilang ketika perusahaan membutuhkan data tersebut.
- Lemari Arsip : tempat penyimpanan dokumen pada lemari sama seperti alat filling cabinet namun kedua alat ini tetap berbeda baik dari segi keamanan, dan kegunaan pada alat ini untuk menyimpan barang berharga kita.
Lemari sering digunakan untuk menyembunyikan barang berharga kita akan tetapi pada alat ini tidak hanya menyembunyikan barang berharga kita, pada lemari ini kita bisa menyimpan barang lainnya seperti makanan.
Padahal kita tahu bahwa makanan bukan barang yang harus kita simpan, sehingga menimbulkan adanya penyalahgunaan fungsi dari alat. Selain itu memiliki fitur keamanan yang berbeda dengan filling cabinet.
Perbedaan fitur keamanan dapat kita lihat bahwa filling cabinet mempunyai kunci untuk menjaga barang agar tidak mudah dicuri, sedangkan keamanan pada lemari arsip sangat minimalis sekali.
Keamanan pada lemari berkas ini tidak memiliki kunci yang menyebabkan penyimpanan barang berharga kita sangat tidak aman, sehingga disarankan tidak meletakkan barang berharga pada lemari.
Barang berharga yang dimaksud seperti emas, cincin, sertifikat rumah, dan barang berharga lainya karena kita tahu bahwa lemari ini memiliki sistem keamanan yang kurang baik.
Lemari ini bisa dibuat dengan besi atau kayu yang menjadi perbedaan dengan filling cabinet adalah adanya daun pintu pada lemari ini sehingga kita bisa membuka lemari ini dengan cara menarik daun pintu tersebut.
- Rak Dokumen : Rak sering menjadi alat utama kantor dalam menyembunyikan dokumen penting sehingga ketika dokumen dicari para pekerja dapat menemukannya dengan mudah.
Kita tahu bahwa harga rak memang tidak terbilang murah yang bisa dimulai dari harga Rp 100.000 s.d Rp 1.000.000, hal ini membuat orang banyak berpikir untuk membeli rak atau tidak.
Rak wajib dibeli oleh perusahaan karena jika perusahaan tidak memiliki rak maka berkas penting perusahaan akan sering hilang dan tidak tertata dengan rapi, hal ini sangat mempersulit pencarian dokumen.
Fungsi dari rak ini dapat menampung banyak label sehingga kita dapat mudah menemukan barang yang dicari melalui label yang terlihat. Biasanya rak disusun dengan macam-macam map.
Macam-macam map yang sering ditemukan adalah map ordner dimakan map tersebut mengelompokan bentuk bentuk barang berharga kita.
- Map : map merupakan alat yang sering digunakan dalam dunia pekerjaan, tanpa adanya map maka suatu perusahaan akan banyak kehilangan barang berharganya sehingga memiliki dampak bagi perusahaan tersebut.
Adanya map digunakan sebagai tempat menyimpan dokumen penting dengan jumlah sedikit sehingga dokumen dapat mudah dibawa kemana saja melalui fungsi dari map ini.
Map bisa terbuat dari banyak bahan seperti kertas karton, plastik. Dari bahan tersebut map dapat dibentuk menjadi beberapa jenis dan masing masing jenis memiliki keunikan tersendiri.
Lima jenis tersebut yang sering dipakai sebagai tempat penyimpanan dokumen, meskipun masih banyak jenis lainnya yang dapat menyembunyikan barang berharga. Alat untuk menyembunyikan barang bisa didapatkan melalui pembelanjaan secara online maupun offline.
Pembelian Tempat Penyimpanan Dokumen
Pembelian alat dapat dilihat melalui teknologi canggih sehingga para pekerja tidak perlu membuang waktu pergi mencari alat tersebut. Harga penjualan melalui online shop lebih murah dibandingkan ketika kita beli di Alfamart, Indomaret, dan lain-lainnya.
Kertas penting harus segera disimpan dengan baik sehingga kita harus membeli alat tersebut di toko offline. Pembelian alat bisa didapatkan pada toko alat tulis maupun pada toko percetakan.
Dari berbagai jenis tempat penyimpanan dokumen, dapat dilihat bahwa begitu banyak macam cara untuk menyembunyikan barang berharga sehingga tidak ada alasan lagi bagi orang-orang yang selalu kehilangan barangnya.
Hilangnya barang berharga tersebut dikarenakan kecerobohan para pemiliknya, padahal dapat dilihat begitu banyak tempat yang dapat dijadikan sebagai tempat penyembunyian barang berharga seperti dokumen.
Melalui jenis tempat penyimpanan dokumen dapat kita pelajari bahwa begitu banyak jenis yang dapat menyembunyikan barang berharga sehingga dengan adanya jenis-jenis alat ini maka barang berharga dapat disimpan dengan aman.
Oleh karena itu penting bagi semua orang harus memiliki salah satu jenis yang dapat menyembunyikan barang berharganya agar barang tersebut tertata dengan rapi, aman, dan mudah ditemukan ketika barang tersebut dibutuhkan dengan cepat.
