Tujuan penyimpanan arsip memiliki manfaat yang besar jika kita mau memahaminya dengan baik. Seperti yang kita tahu, arsip masih menjadi kebutuhan yang sering digunakan oleh sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. Khususnya di bidang administrasi, arsip sangatlah penting.
Arsip sendiri dapat berupa dokumen ataupun sebuah catatan sejarah dari perusahaan tersebut. Biasanya, arsip berisi dokumen penting yang harus dijaga karena di dalamnya memiliki informasi yang penting pula. Maka dari itu, penyimpanannya juga harus dilakukan dengan baik juga.
Baca juga : Melindungi dokumen dengan map plastik
Di sini, kita akan membahas lebih detail terkait dengan arsip dan penyimpanannya. Kita juga akan lebih fokus pada apa saja tujuan penyimpanan arsip itu. Penasaran bagaimana pembahasan lebih lengkapnya? Simak artikel di bawah ini dengan baik.
Apa Itu Arsip?
Sebelum membahas lebih lanjut tentang tujuan dari menyimpan arsip, ada baiknya Anda paham dulu apa itu arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan dokumen yang memiliki sejarah dan diletakkan dengan format apa saja, baik secara fisik atau pun non fisik.
Arsip umumnya berisi sumber pokok atau penting yang diakumulasikan selama suatu organisasi atau perusahaan hidup. Kemudian arsip tadi akan disimpan dan ditunjukkan pada orang lain untuk kepentingan organisasi itu sendiri.
Arsip tidak sama dengan bahan pustaka yang disediakan oleh suatu perpustakaan. Ciri khusus dari arsip adalah terpercaya, autentik, dan bisa menjadi alat bukti yang sah. Informasi di dalam arsip juga tidak asal-asalan melainkan utuh dan sesuai dengan aturan asli.
Mengenal Arsip Digital dan Perbedaannya dengan Arsip Fisik
Jika pada umumnya kita sudah familiar dengan arsip fisik, saatnya kita mengenal apa itu arsip digital. Sebenarnya kedua jenis arsip ini tidak jauh berbeda, baik arsip fisik maupun arsip digital sama-sama digunakan untuk menyimpan sesuatu catatan sejarah dan dokumen penting.
Yang berbeda adalah bahwa arsip digital digunakan dan bisa Anda dapatkan dalam bentuk elektronik. Arsip digital sendiri bisa didapatkan dari arsip fisik yang dapat diubah menjadi bentuk angka dalam bentuk digital.
Perbedaan arsip fisik dengan arsip digital yang paling mencolok terlihat dari cara pengaksesannya. Cara mengakses arsip digital bisa menggunakan alat-alat elektronik. Sedangkan untuk mengakses arsip fisik bisa secara langsung.
Fungsi Suatu Arsip
Ada hal penting yang harus Anda ketahui sebelum mengenal tujuan penyimpanan arsip, yakni fungsi dari arsip itu sendiri. Karena secara umum arsip bisa digunakan sebagai alat bukti dan informasi yang akurat untuk masa mendatang.
Secara umum, fungsi arsip dapat dikategorikan menjadi dua, yakni fungsi primer dan fungsi sekunder. Fungsi primer dari arsip yakni nilai guna arsip berdasarkan kepentingan pencipta arsip itu sendiri sebagai suatu penunjang saat tugas sedang berlangsung ataupun saat sudah selesai.
Fungsi primer dari suatu arsip harus mencakup nilai guna hukum, keuangan, administrasi, ilmiah, hingga teknologi. Semua nilai guna yang sudah disebutkan tadi memang harus disertakan dalam fungsi primer suatu arsip.
Kedua yakni fungsi sekunder, di mana fungsi ini merupakan nilai guna arsip berdasarkan kegunaannya. Berbeda dengan fungsi primer yang ditujukan pada pencipta arsip, fungsi sekunder ditujukan pada kepentingan lembaga, instansi pemerintah, perorangan, swasta, dan lainnya.
Hal tersebut digunakan sebagai bahan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan. Dan fungsi sekunder dari suatu arsip bisa termasuk dalam nilai guna pembuktian serta nilai guna suatu informasi.
Jenis-Jenis Arsip
Ada beberapa jenis arsip yang terbagi hingga beberapa kelompok, berdasarkan kepemilikan, bentuk, tujuan, dan isinya. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai jenis-jenis arsip berdasarkan beberapa kelompok.
- Berdasarkan kepemilikan
Berdasarkan kepemilikannya, jenis arsip terbagi lagi menjadi dua, yaitu arsip dari instansi pemerintah atau swasta dan lembaga pemerintahan. Arsip instansi pemerintah juga terbagi lagi menjadi primer, sekunder, sentral, dan unit.
- Berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, jenis arsip terbagi lagi menjadi tiga macam, yaitu arsip aktif, inaktif, dan statis. Masing-masing jenis arsip berdasarkan fungsinya juga memiliki pengertian yang berbeda-beda.
- Berdasarkan isinya
Arsip berdasarkan isinya terbagi lagi menjadi lima jenis, yaitu financial record (catatan masalah keuangan), personel record (masalah kepegawaian), inventory record (keadaan barang dagangan), production record (masalah produksi), serta sales record (informasi penjualan).
- Berdasarkan bentuk fisiknya
Arsip berdasarkan bentuk fisiknya terdiri dari dua macam jenis, yakni arsip tertulis yang berupa tulisan, dan arsip visual yang berupa gambar. Contoh arsip tertulis yakni surat dinas, sedangkan contoh arsip visual adalah poster.
- Berdasarkan kepentingannya
Arsip berdasarkan kepentingannya dapat dibagi lagi menjadi empat jenis, yakni vital record, useful record, important record, serta non essential record. Sama seperti sebelumnya, masing-masing arsip tersebut memiliki fungsinya masing-masing.
Tujuan Penyimpanan Arsip
Arsip disimpan dengan alasan bahwa informasi di dalamnya sangat penting dan harus dijaga dengan baik. Oleh karena itu, penyimpanan suatu arsip dilakukan baik oleh individu maupun oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Arsip berperan penting sebagai alat pengawasan sekaligus sumber informasi yang sangat dibutuhkan oleh organisasi. Arsip dipakai saat melakukan analisis data, perencanaan, perumusan kebijakan, pengembangan, serta pengambilan keputusan.
Ada beberapa tujuan yang ditujukan saat melakukan pengelolaan atau penyimpanan arsip. Adapun tujuan penyimpanan arsip antara lain,
- Menghemat tempat penyimpanan
Tempat penyimpanan yang dimaksud di sini bisa berupa wadah, laci, rak, ataupun sejenisnya yang dapat digunakan untuk menyimpan sesuatu. Dengan adanya penyimpanan arsip yang benar, Anda bisa menghemat tempat penyimpanan.
- Menjaga kerahasiaan arsip
Tujuan penyimpanan arsip yang kedua yakni menjaga kerahasiaan dari arsip itu sendiri. Sudah disinggung sebelumnya bahwa arsip memiliki sumber informasi yang akurat, sehingga benda atau barang di dalamnya sangat penting.
Oleh karena itu, kerahasiaan dari arsip yang ada di dalamnya harus dijaga dengan baik. Tujuannya agar tidak sembarang orang dapat mengakses arsip tersebut. Karena sifat arsip itu sendiri sangat rahasia dan tidak semua orang boleh mengaksesnya.
- Mempermudah Pencarian Arsip
Selanjutnya, tujuan penyimpanan arsip juga bisa untuk mempermudah pencarian. Di mana jika Anda menyimpan dokumen dan berkas penting dalam satu arsip, maka Anda dapat dengan mudah menemukannya. Anda bisa mempermudah pencarian ketika sewaktu-waktu diperlukan.
Maka dari itu, pastikan bahwa tempat penyimpanan arsip Anda dijadikan dalam satu tempat. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah mencari arsip yang hendak dibuka kembali sewaktu-waktu.
- Menjaga Arsip Penting
Karena arsip berisi benda atau berkas penting yang di dalamnya berisi informasi yang harus dipertanggungjawabkan, maka Anda berkewajiban untuk menjaganya. Inilah salah satu tujuan penyimpanan arsip, yakni menjaga arsip-arsip penting itu tadi.
Penyimpanan arsip memiliki definisi bahwa arsip harus diletakkan dan disimpan dengan baik. Hal ini dikarenakan arsip berisi informasi yang sangat penting, serta isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.Oleh karena itu, tujuan penyimpanan arsip sangat diperlukan dan harus dilakukan baik oleh individu maupun suatu organisasi ataupun perusahaan.
