Dalam dunia pekerjaan, kertas sudah menjadi makanan sehari-hari sehingga harus dicetak.Oleh karena itu, perlu mengenali macam-macam peralatan kearsipan dan fungsinya agar berkas tetap aman.
Dokumen selalu dicetak ketika bekerja dengan arti berkas merupakan tumpukan dari banyak kertas untuk dijadikan 1 agar membentuk sebuah berkas penting dan hanya dibuka oleh orang tertentu saja.
Kumpulan berkas selalu saja membingungkan bagi para pencetaknya karena berkas tersebut tidak tersusun dengan rapi sehingga mereka harus menyusun terlebih dahulu. Jika mereka tidak menyusunnya maka akan mengalami kesusahan.
Pengumpulan berkas harus disimpan dalam peralatan yang sesuai dengan fungsinya agar dapat mempermudah kita dalam mencari berbagai bentuk arsip, selain itu juga membantu kita untuk melatih pribadi kita agar tetap meletakkan barang pada tempatnya.
Penting bagi dunia kerja untuk mengetahui alat dengan fungsinya agar dapat digunakan untuk mengarsipkan data atau dokumen penting. Tanpa adanya alat tersebut maka tumpukan kertas akan tersebar dimana-mana.
Oleh karena itu mari kita kenali macam-macam peralatan kearsipan dan fungsinya agar dokumen penting kita tidak tersebar dimana-mana serta dapat mempermudah kita untuk mencari barang penting.
Macam-Macam Peralatan Kearsipan dan Fungsinya
Sekumpulan dokumen harus disimpan dengan baik karena melalui berkas tersebut bisa berguna di masa depan, dan berkas tersebut bisa dijadikan bukti bagi para pemiliknya.
Berikut merupakan macam-macam peralatan kearsipan dan fungsinya supaya kita bisa menyimpan barang berharga kita selain itu, kita dapat mengetahui alat yang harus dibeli ketika kita ingin menyembunyikan barang berharga.
- Komputer : Komputer merupakan salah satu alat penyimpanan dalam bentuk file. Pada zaman modern, komputer sudah menjadi alat utama di dalam ruang kerja.
Barang ini berfungsi dengan cara mengerjakan dokumen secara online sehingga segala bentuk dokumen bisa dibuat melalui komputer dapat disimpan di tempat penyimpanan yang tersedia pada komputer.
Komputer pada saat ini sudah menjadi alat utama dalam mengerjakan berbagai bentuk dokumen sehingga ketika pekerja membuat dokumen dengan komputer maka mereka bisa mencetak dokumen sesuai dengan yang dibutuhkan.
Dokumen yang dibuat pada komputer bisa saja diberikan dalam bentuk hardcopy maupun softcopy, hal ini tergantung pada tipe pekerjaannya membutuhkan dokumen atau tidak membutuhkan dokumen.
Selain itu komputer mempunyai keamanan yang susah diretas, karena ketika kita ingin membuka komputer saja kita harus memasukan kata sandi, sehingga keamanan pada komputer sangat canggih.
Komputer memiliki sistem keamanan yang sangat baik akan tetapi alat tersebut juga membutuhkan biaya yang tinggi ketika dibeli. Pembelian komputer tidak dapat dilakukan secara asal-asalan.
Pemilihan komputer harus dimulai dari system komputer, tempat penyimpanan, serta kecanggihan dari alat tersebut. Kecanggihan pada alat ini yang mampu menampung banyak fungsi dan menjadi daya tarik bagi para pembelinya.
Salah satu fungsi yang bisa didapatkan adalah ruang penyimpanan pada komputer. Semakin besar ruang penyimpanan maka kapasitas komputer untuk mengarsipkan data penting juga akan semakin besar.
- Lemari : lemari merupakan tempat yang bisa digunakan untuk menyimpan segala bentuk arsip, selain itu tempat ini sangat mudah dibuat dimana dengan adanya kayu, besi, plastik maka lemari sudah bisa dibuat.
Salah satu dari macam bahan tersebut sudah bisa dibuat lemari dan dapat digunakan untuk menyimpan barang berharga kita. Harga lemari juga tidak bisa dikatakan murah karena tergantung pada bahan yang dipakai.
Bahan dalam pembuatan lemari ini semakin sulit didapat maka harga lemari, tidak hanya itu bentuk atau model dari lemari juga bisa membuat perbedaan para harganya serta fungsi dari lemari tersebut.
Model lemari yang bagus tentunya memiliki keamanan yang kuat dan tentunya bisa dikunci, model lemari yang memiliki kunci memiliki harga jauh lebih mahal dibandingkan dengan lemari yang tidak memiliki kunci.
Tentu pada lemari berkunci akan digunakan sebagai tempat menyimpan surat berharga seperti sertifikat rumah, emas, atau data data yang penting.
Penyimpanan yang aman ini bertujuan agar lemari tidak mudah dibuka oleh banyak orang sehingga hanya orang tertentu yang memiliki kunci lemari dapat membuka lemari tersebut.
- Guide : Guide dijadikan sebagai barang untuk menyimpan berbagai lembar kertas, pada barang ini memiliki pembatas atau pemisah antara dokumen satu dengan dokumen yang lain.
Alat ini tersedia dengan berbagai ukuran sehingga semua bentuk lembar kertas dapat dimasukkan ke dalam guide. Guide sendiri terbuat dari kertas yang tebal atau sering disebut dengan kertas karton.
Guide sendiri memiliki 2 bagian penting, dimana bagian-bagian tersebut berguna bagi para penggunanya agar dapat memaksimalkan kegunaan guide sesuai dengan fungsinya:
- Tab Guide merupakan bagian utama dan memiliki label tulisan dengan fungsi untuk memberikan tanda pengelompokan pada setumpuk dokumen.
- Badan Guide merupakan bagian dokumen yang dipisahkan sehingga kita dapat memisahkan satu dokumen dengan dokumen lain melalui badan guide dan setiap badan guide akan diberikan tab guide.
Badan guide sendiri berfungsi agar peletakan dokumen pada guide dapat tersusun dengan rapi dan mudah dicari sehingga dokumen tidak akan bercampur menjadi satu dengan dokumen penting lainnya.
- Alat Sortir : Alat sortir ini digunakan sebagai pemisah dokumen dokumen penting. Dokumen penting ini dipisahkan berdasarkan folder yang sesuai pada tempatnya sehingga dokumen penting ini tidak mudah hilang.
Alat sortir ini sering kita temui ketika kita pergi ke tempat percetakan atau ke tempat toko tulis, sehingga dapat kita ketahui bahwa alat ini mudah untuk didapatkan.
Fungsi dari bahan ini digunakan untuk menyusun kertas penting atau menggolongkan beberapa kertas sesuai dengan isinya. Kertas tersebut digolongkan agar mudah membedakan isi kertas penting satu dengan yang lain.
Peralatan ini bisa dibeli di toko percetakan atau bisa didapatkan pada toko online. Harga pada barang ini juga tidak terlalu mahal mulai dari Rp 40.000 s.d. Rp 100.000.
Barang ini terbuat dari besi atau logam sehingga dapat menampung banyak dokumen penting dan tidak perlu khawatir bahwa barang tersebut dapat menampung berat sebesar 2 sampai 3 kilogram kertas.
- Hanging Map : barang yang berbentuk seperti map akan tetapi memiliki kaitan diatasnya agar dapat menggantungkan barang pada tempatnya yaitu filling cabinet.
Fungsi map digunakan sebagai bentuk penyimpanan dokumen tertentu sehingga dokumen tidak akan mudah hilang. Map ini juga memiliki variasi warna sehingga mempermudah para penggunanya.
Barang ini juga tersedia dimana saja baik di toko alat tulis maupun di toko online, sehingga kita bisa mendapatkan barang ini dengan mudah dan harganya juga tidak mahal.
Melalui alat-alat penyimpanan ini dapat kita simpulkan bahwa setiap barang yang dibeli akan mempunyai fungsi yang berbeda-beda sehingga kita harus bisa menggunakan barang tersebut sesuai dengan fungsinya.
Hal ini juga berlaku bagi dokumen penting yang harus disimpan dengan baik, oleh karena itu kita harus mengetahui macam-macam peralatan kearsipan dan fungsinya agar tidak salah ketika menyimpan dokumen penting.
Tempat Membeli Macam-Macam Peralatan Kearsipan
Pembelian alat ini dapat melalui online dan offline, sehingga tidak membutuhkan effort besar ketika ingin mempunyai alat tersebut. Pembelian bisa dilakukan di e-commerce dimana mereka menyediakan harga lebih terjangkau dibandingkan harga offline.
