Setiap dari kita tentu punya dokumen penting yang harus terjaga keamanan dan keawetannya. Cara merawat dokumen penting menjadi topik penting yang akan dibahas pada kesempatan kali ini. Setiap dokumen pasti penting dan berharga bagi setiap orang yang memilikinya.
Dokumen pribadi harus kita jaga dengan sebaik mungkin agar terhindar dari kemungkinan terburuk yang bisa saja terjadi. Menjaga dokumen ini termasuk meletakkannya di tempat yang tepat, menjaga dari hal-hal yang dapat merusak dokumen, dan lain sejenisnya.
Yang dimaksud dokumen penting di sini bisa berupa apa saja, mulai dari ijazah, kartu keluarga, sertifikat tanah, dan masih banyak lagi yang lainnya. Dokumen tidak boleh kita letakkan begitu saja apalagi di tempat yang rawan dan berbahaya.
Ada beberapa metode cara merawat dokumen yang mudah untuk Anda ikuti. Berikut ini kita akan mengupas secara lebih tuntas tentang hal tersebut.
Cara Merawat Dokumen yang Baik dan Benar
- Merawat Dokumen dengan Menyimpan di Tempat yang Aman
Untuk pembahasan merawat dokumen dalam segi penyimpanan akan dibagi menjadi dua poin, yakni menyimpan di tempat secara manual dan secara online. Semenjak teknologi berkembang dengan sangat pesat, muncul opsi penyimpanan online yang lebih praktis.
Namun, di sini kita akan mengupas tuntas keduanya, mulai dari menyimpan secara manual dan menyimpan secara online. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai kedua cara menyimpan dokumen pribadi yang penting.
- Menyimpan Dokumen Secara Manual
Menyimpan dokumen secara manual bisa dilakukan dengan berbagai cara. Pilih alternatif penyimpanan manual yang akan di bahas di bawah ini.
- Menyimpan di map
Menyimpan dokumen di map secara manual tergolong pilihan yang sangat aman. Map sendiri terbagi menjadi dua, yakni map plastik dan map kertas. Cara merawat dokumen yang lebih awet sebaiknya menggunakan map plastik dengan kualitas terbaik.
Pada umumnya, map itu sendiri memiliki banyak sekali jenis warna. Anda bisa menyesuaikan warna map dengan jenis dokumen agar lebih mudah. Ini adalah pilihan yang paling baik untuk menyimpan dokumen secara manual.
- Menyimpan dalam brankas
Brankas tidak hanya bisa menjadi tempat untuk menyimpan uang atau emas saja, tetapi juga dapat digunakan untuk menyimpan dokumen. Dokumen yang disimpan dalam brankas biasa akan lebih aman dan terlindung dari bahaya pencurian.
Brankas sendiri memiliki beberapa jenis yang bisa Anda pilih, mulai dari Steel Safes, Fire Safes, hingga Fire and Reguler Safes. Anda juga bisa membuat kode kunci agar tidak sembarang orang bisa membuka brankas tersebut.
- Menyimpan dalam lemari
Jika Anda tidak punya brankas, lemari bisa menjadi alternatif pilihan untuk cara merawat dokumen dengan menyimpannya secara manual. Sebelum diletakkan di dalam lemari, pastikan dokumen sudah dibungkus sesuatu terlebih dahulu, seperti map, plastik, atau sejenisnya.
Namun, jika Anda menggunakan cara ini maka harus ekstra hati-hati dengan serangga kecil atau udara yang bisa merusak dokumen. Oleh karena itu, letakkan kapur barus di setiap sudut lemari dan rutinlah mengecek kondisi dokumen Anda di dalam lemari.
- Menyimpan di Safe Deposit Box
Mungkin beberapa dari Anda masih belum familiar dengan istilah Safe Deposit Box. Kotak ini adalah penyimpanan yang digunakan untuk meletakkan harta maupun surat-surat berharga dan diletakkan di bank, kantor pos, dan jenis lembaga yang lain.
Anda harus membuka tabungan atau mengeluarkan sejumlah uang untuk diberikan kepada lembaga tempat Anda menyimpan. Uang tersebut digunakan sebagai biaya sewa yang dilengkapi dengan keamanan paling ketat.
- Menyimpan Dokumen Secara Digital
Pada dasarnya, menyimpan dokumen secara digital lebih banyak dilakukan terutama semenjak teknologi berkembang dengan sangat pesat. Banyak alasan mengapa orang lebih memilih menyimpan dokumen secara digital.
Selain karena mudah dan cepat, Anda tidak perlu khawatir dokumen berharga bisa rusak karena kelalaian. Namun, kekurangan dari menyimpan digital ini adalah Anda harus mengingat letak penyimpanan yang digunakan.
Oleh karena itu, sebaiknya jangan hanya menggunakan satu penyimpanan saja, melainkan lebih banyak. Misalnya, simpan dokumen di Drive, Komputer, Laptop, Hp, Email, dan lain sejenisnya. Pilih tempat mana yang menurut Anda paling aman untuk dokumen.
Cara merawat dokumen dengan menggunakan sarana digital adalah alternatif yang cukup efisien. Terutama ketika Anda membutuhkannya segera, bisa langsung mengaksesnya tanpa perlu makan waktu lama. Anda harus melakukan scan terlebih dahulu sebelum meletakkan dokumen.
- Merawat Dokumen dengan Dilaminating
Selanjutnya, merawat dokumen dengan dilaminating menjadi pilihan yang sangat tepat jika Anda takut dokumen akan rusak atau robek. Laminating adalah proses melapisi dokumen dengan plastik dan menutupnya serapat mungkin.
Kelebihan melaminating dokumen adalah Anda tidak perlu khawatir berkas tersebut robek, rusak, luntur, atau bahkan tercoret. Karena laminating bisa melindungi dokumen Anda secara menyeluruh sehingga kemungkinan kerusakan sangat minim.
Namun, sebelum melaminating dokumen sebaiknya Anda memastikan apakah dokumen tersebut boleh atau tidak dilaminating. Oleh karena itu, pilah terlebih dahulu mana dokumen yang boleh ataupun tidak boleh dilaminating. Pastikan juga plastik yang digunakan berkualitas bagus.
- Merawat Dokumen dengan Mengeceknya Secara Rutin
Baik disimpan secara manual atau pun secara digital, Anda harus mengecek dokumen tersebut secara rutin. Cara merawat dokumen yang satu ini bertujuan agar Anda bisa melakukan check-up berkala pada dokumen, sudah aman atau tidak? masih ada atau tidak? Dan sejenisnya.
Saat dicek, Anda juga bisa sekalian membersihkan apabila ada debu atau kotoran yang menempel. Cara ini cocok jika Anda menyimpan dokumen tersebut secara manual. Karena penyimpanan dokumen manual lebih rentan terkena debu ataupun kotoran.
Sedangkan jika Anda menyimpan secara digital, pastikan file dokumen Anda tetap bisa dibuka dan digunakan. Karena hal yang sering terjadi saat menyimpan sesuatu secara digital adalah terjadi error dan kerusakan pada dokumen.
- Mengamankan Terlebih Dahulu Apabila Terjadi Sesuatu
Pasti Anda sudah tidak asing dengan istilah mengamankan dokumen terlebih dahulu saat terjadi bencana. Istilah tersebut bukan hanya omong semata, melainkan ilmu yang harus diterapkan. Ketika terjadi sesuatu yang berbahaya, Anda harus membawa dokumen terlebih dahulu.
Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan efisiensi tempat penyimpanan yang paling tepat bagi Anda sendiri. Karena tempat paling aman dan mudah dijangkau saat terjadi sesuatu bisa mempermudah Anda untuk mengamankan dokumen terlebih dahulu.
- Merawat dengan Memperbanyak Dokumen
Terakhir, cara merawat dokumen yang paling penting adalah dengan memperbanyak dokumen. Istilah mudahnya adalah mengcopy dokumen di tempat percetakan. Manfaat memperbanyak dokumen adalah agar dokumen yang asli tidak mudah hilang.
Baca juga : ketahui manfaat sertifikat tanah dan ciri-cirinya
Ada banyak cara yang bisa Anda terapkan untuk merawat dokumen penting. Dokumen harus dirawat dan dijaga keawetannya karena berkas-berkas tersebut sangat berharga. Anda bisa memilih cara merawat dokumen mana yang menurut Anda paling efektif dan efisien untuk dilakukan.
