Dalam dunia perkantoran, ada istilah yang disebut dengan arsip, yang mana berisi beberapa dokumen penting. Arsip biasanya bisa disimpan secara fisik atau manual maupun disimpan secara digital. Di sini, kita akan membahas salah satu metode penyimpanan arsip secara manual.
Metode yang dimaksud di sini adalah metode menyimpan arsip menggunakan map folder arsip. Mungkin, istilah map sudah tidak asing lagi di telinga Anda, terutama jika Anda banyak berkutat dengan kegiatan kantor. Map sendiri punya banyak sekali jenis dengan fungsi yang berbeda pula.
Baca juga : Ketahui macam – macam map dalam dunia percetakan
Biasanya, setiap instansi punya ciri khasnya sendiri dengan memilih jenis map yang diinginkan. Baik itu instansi perusahaan, pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi, dan lain sebagainya. Pembahasan mengenai map ini sangat menarik untuk diketahui lebih lanjut, bukan?
Oleh karena itu, di sini kita akan sedikit membahas tentang pengertian dari map folder arsip. Kita juga akan mengulas apa saja kegunaan dan manfaat memakai map tersebut. Serta kita juga akan mengetahui apa saja jenis-jenis map untuk arsip itu.
Jika Anda tertarik untuk mengetahui pembahasan lebih lanjut mengenai map ini, simak ulasan lebih lengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Map Folder Arsip?
Pertama-tama, kita akan membahas apa itu map folder arsip terlebih dahulu. Sesuai dengan namanya, map ini adalah kertas yang memiliki fungsi untuk menyimpan bermacam-macam berkas berharga yang dinamakan dengan arsip. Bentuknya berbeda dengan buku pada umumnya.
Map sendiri bisa diartikan sebagai sampul yang terbuat dari kertas berukuran tebal dan berguna untuk menyimpan berkas-berkas tertentu. Sedangkan arsip sendiri mengarah kepada kumpulan dokumen yang disimpan dan dirawat dengan baik.
Maka, kesimpulan pengertian dari map folder arsip yakni merupakan tempat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan kumpulan arsip. Arsip yang dimaksud di sini bisa disesuaikan dengan kebutuhan setiap penggunanya.
Map ini juga dapat berfungsi sebagai wadah berkas yang nantinya dikirim pada suatu instansi atau perusahaan. Bentuknya memang seperti ‘sampul buku’ dengan tip yang berbeda. Namun, isi dari map ini sesuai dengan namanya yakni arsip-arsip tertentu.
Bentuk dari map ini juga banyak macamnya, dan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Namun, fungsi utama dari map tersebut tidak lain adalah untuk mengumpulkan folder arsip menjadi satu. Tujuannya agar tidak berceceran dan terlindung dari risiko rusak atau hilang.
Kegunaan Map Folder Arsip
Secara umum, kegunaan atau fungsi dari map folder arsip adalah untuk menyimpan dokumen atau berkas yang diarsipkan. Sama dengan namanya, di dalam map tersebut tentu berisi arsip penting suatu instansi baik itu perusahaan atau instansi pendidikan formal.
Dengan adanya map ini, maka folder atau dokumen penting yang diarsipkan akan lebih aman dan tidak tercecer sembarangan. Karena pada dasarnya berbentuk map, maka semuanya akan terkumpul di satu tempat.
Map ini adalah bentuk fisik dari jenis penyimpanan arsip, di mana saat ini memang sudah muncul jenis digital yang lebih modern. Walaupun demikian, tak menutup kemungkinan bahwa map ini juga masih sangat dibutuhkan. Nyatanya, Anda masih banyak melihat map ini digunakan, bukan?
Alasannya tidak lain karena pentingnya dokumen arsip disimpan secara manual di satu tempat. Tujuannya agar arsip penting tadi tidak hilang atau berisiko rusak maupun cacat. Itulah kegunaan map tersebut secara umum yang harus Anda ketahui.
Bahan dan Ukuran Umum
Ada sebanyak dua jenis bahan yang biasanya digunakan sebagai bahan baku pada map folder arsip ini, yakni map plastik dan map kertas. Kedua bahan tersebut tentunya punya kelebihan maupun kekurangannya masing-masing.
Selain itu, umumnya kedua bahan tersebut kemudian dibentuk ulang sehingga memunculkan jenis map folder yang berbeda-beda. Namun, di sini kita akan sedikit mengulas lebih dalam tentang kedua bahan yang digunakan untuk membuat map tersebut.
Baik dari bentuk fisik, sifat map, maupun kelebihan serta kekurangannya. Berikut ini jenis bahan serta ukuran map folder yang digunakan dalam dunia pengarsipan.
- Bahan Plastik
Bahan pertama yakni terbuat dari bahan plastik, yakni plastik mika ataupun plastik PVC. Biasanya, map yang terbuat dari bahan plastik PVC bersifat kaku hingga tak bisa ditekuk dan dibentuk. Selain itu, bentuknya mirip buku dan sangat tebal serta memiliki pengait besi di dalamnya.
Sedangkan map dari plastik mika umumnya berbentuk seperti tas tangan dengan kancing dan penutup yang tidak memiliki pengait. Bentuknya lebih tipis daripada bahan plastik PVC serta sedikit lebih lentur. Oleh karena itu, map plastik mika lebih bisa dilipat dan ditekuk.
- Bahan Kertas
Map yang terbuat dari bahan kertas bisa berasal dari jenis kertas buffalo maupun art paper. Map kertas yang terbuat dari buffalo memiliki ciri ketebalan yang sekilas mirip dengan kertas manila. Karakteristiknya sedikit kaku dengan permukaan yang dan kesat, serta warnanya beragam.
Sedangkan untuk map yang terbuat dari art paper sendiri ketebalannya mirip dengan map kertas buffalo. Hanya saja permukaan dari map tersebut berwarna putih dan halus. Ada juga map yang berasal dari kertas daur ulang dengan ketebalan tipis serta permukaan kasar dan pucat.
Lalu, untuk ukuran map baik yang dari bahan plastik maupun kertas menyesuaikan dengan ukuran kertas yang digunakan. Jadi, tidak ada patokan khusus untuk ukuran map arsip ini. Contohnya menyesuaikan dengan bentuk kertas folio dan HVS.
Jenis Map Folder Arsip
Ada beberapa jenis map folder arsip yang perlu Anda ketahui. Berikut ini jenis-jenis map folder untuk kebutuhan arsip yang biasa digunakan dalam dunia perkantoran.
- Stopmap Folio
Jenis yang pertama ini lebih sering disebut dengan map folio yang merupakan jenis map arsip terpopuler. Alasannya tidak lain karena jenis map ini adalah jenis yang paling sering dipakai oleh banyak orang. Umumnya, map ini terbuat dari bahan kertas folio, ivory, manila, ataupun buffalo.
- Hanging Folder
Selanjutnya, jenis map arsip yang kedua yakni hanging folder dengan aksen pengait yang ada di bagian atas. Fungsi pengait tersebut adalah untuk menggantungkan map ke filling tray. Lalu nantinya akan ditempatkan ke filling cabinet.
- Map Ordner
Jenis map ketiga yang akan kita bahas adalah map ordner yang biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen arsip yang tidak akan dipindahkan lagi. Map ini mirip dengan bentuk map snelhecter dan ukurannya lebih besar.
- Map Amplop
Terakhir, jenis map arsip yang selanjutnya adalah map yang sering digunakan untuk mengirim berkas lamaran pekerjaan. Warna yang umum digunakan pada map ini adalah berwarna coklat. Map yang satu ini juga sering kali digunakan sehingga mudah untuk ditemukan.
Mengetahui lebih dalam tentang map folder arsip bisa menambah pengetahuan Anda tentang map tersebut. Karena map itu sendiri punya ciri khas yang sedikit berbeda dengan map pada umumnya.
